Die Zielformulierung sollte konkret und präzise aufzeigen, was genau erreicht werden soll. Dabei sollte die Formulierung so knapp wie möglich ausfallen. Im Idealfall nur ein prägnanter Satz.

Zu jedem Zeitpunkt sollte objektiv beurteilt werden können, ob das Ziel erreicht wurde oder nicht. Dafür muss es messbar sein. Quantitative Ziele (Mengen, Zeit, Summen, etc.) sind am einfachsten zu messen. Qualitative Zielgrößen, wie die Mitarbeiterzufriedenheit, lassen sich oft nicht so einfach beschreiben und können manchmal nur über Umwege wie in dem Fall einer Mitarbeiterbefragung dargestellt werden. Man sollte sich bei der Formulierung immer folgende Frage vor Augen halten: "An was erkenne ich konkret, dass ich mein Ziel erreicht habe?

Gesteckte Ziele sollen durchaus anspruchsvoll sein, aber auf jeden Fall realistisch. Dabei sollten sie so attraktiv sein, dass man die notwendige Motivation aufbringt darauf zuzuarbeiten. Eine positive Zielformulierung hilft dabei. Bei einem gemeinsamen Ziel, muss dieses von allen Beteiligten akzeptiert werden. Nur eine Identifikation mit dem Ziel, ein dahinterstehen, sichert das Einbringen aller.

Jedes Ziel sollte eine Herausforderung darstellen, aber gleichzeitig auch machbar sein. Unrealistische Ziele führen zu Frustration und ein nicht weiterverfolgen. Realistische Ziele sind es nur dann, wenn die Zielerreichung direkt beeinflussbar ist.

Zu jedem Ziel gehört eine klare Ziellinie, bis wann es erreicht werden soll. Dieser Zeitpunkt ist ein Kontrollpunkt, an dem die Umsetzung überprüft wird. Klare Terminvorgaben helfen dabei nicht in ein Aufschiebemuster ("Ich habe ja noch Zeit, bis xy") zu verfallen.